cara dan contoh membuat surat undangan

Cara membuat surat undangan

Surat undangan adalah salah satu hal yang penting dalam sebuah acara, berfungsi untuk menginformasikan kepada tamu undangan yang akan diundang dalam acara tertentu, dalam surat undangan ada beberapa hal yang sangatlah penting dan tidak bisa dilupakan, yaitu hari tanggal pelaksanaan, jam/waktu pelaksanaan, tempat dimana acara akan dilaksanakan, dan keperluan guna mengetahui apa yang akan dilakukan atau dilaksanakan oleh pembuat acara terhdap para tamu undangannya. Disini saya akan berbagi cara untuk membuat surat undangan, baik resmi ataupun juga tidak resmi.

Cara membuat surat undangan (resmi)

Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh suatu organisasi, lembaga, atau instansi tertentu dan ditujukan untuk organisasi, lembaga maupun instansi tertentu lainnya serta keberadaan organisasi, lembaga dan instansi tersebut telah sah di mata hukum.

Tidak seperti surat tak resmi, surat ini memiliki ciri khusus pada masing-masing bagian yang ada. Bagian-bagian tersebut juga merupakan syarat sebuah surat bisa dikatakan menjadi surat resmi. Lalu apa saja bagian surat resmi, berikut Bagian-bagian Surat Resmi tersebut :

1. Kop ( Kepala Surat ) 

2. Nomor, Perihal dan tanggal 

3. Alamat Surat 

4. Salam Pembuka 

5. Isi surat 

6. Penutup 

7. Identitas Pengirim

Disini saya akan sedikit berbagi bagaimana cara membuat surat resmi tersebut dengan menggunakan aplikasi microsoft word 2007.

1.      Langkah pertama, kita harus membuat new blank page dengan cara meng klik office button pada bagian kiri atas layar kerja microsoft word lalu klik new kemudian klik blank document.

2.      cara yang kedua adalah mengatur font type dan font size pada surat undangan yang akan dibuat/ dicetak. Dengan cara : klik home pada menu bar lalu pilih font type yang ada dengan Times New Rowman dan ganti font size yang ada dengan ukuran 12

3.      Cara yang ketiga yaitu mengatur ukuran kertas yang akan dibuat untuk surat undangan, dengan cara mengatur margin dan size yang ada di dalam menu bar “page layout”

dengan cara klik page layout yang ada pada menu bar, lalu klik size untuk mengatur ukuran kertas undangan yang akan dicetak, pilih A4 sebagai ukuran formal yang biasa digunakan utuk sebuah surat undangan.

Lalu untuk mengatur margin atau  jarak antara tepi pengetikan dengan tepi halaman kertas. Margin berguna untuk mengatur dokumen agar dapat di cetak sesuai dengan keinginan. Untuk mengatur margin klik page layout pada menu bar lalu klik margin kemudian pilih custom margin.

Sedikit pengertian tentanga bagaimana mengatur margin:

Margin – Top                     : untuk memberikan jarak dalam bagian atas
Margin – Bottom               : untuk memberikan jarak dalam bagian kanan
Margin – Left                    : untuk memberikan jarak dalam bagian kiri
Margin – Gutter                : untuk mengatur batas kiri untuk bundelan atau jepitan kertas
Margin – Gutter Position  : untuk menentukan letak penjilidan apakah di kiri atau di atas
Portrait                            : untuk mengatur posisi kertas menjadi vertical
Landscape                        : untuk mengatur posisi kertas menjadi horizontal

4.      Cara yang keempat yaitu membuat kop (kepala surat).

Membuat kop (kepala surat) sebenarnya mudah anda bisa menggunakan menu header and footer pada menu bar insert. Cara nya adalah klik insert pada menu bar lalu pilih header lalu pilih header yang akan anda buat, untuk surat resmi pada umum nya menggunakan header lalu pilih alphabet.

5.      Langkah selanjutnya adalah membuat nomor, perihal dan tanggal pembuatan surat, langkah ini hanya cukup mengetikkan nomor surat, perihal surat dan tanggal pembuatan yang diletakan pada bawah kop surat.

Contoh tentang pemberian nomor,perihal dan tanggal :

6.      Langkah selanjutnya membuat salam pembuka, dalam langkah ini juga hanya cukup mengetikkan saja apa yang sepantasnya dicantumkan dalam surat resmi sebagai kata pembuka, secara mayoritas kalimat pembuka diawali dengan kata :

“Dengan Hormat,

                Mengharap kehadiran Bapka/Ibu Wali murid Siswa SD Negeri 1 Bobosan ....”

Seperti yang sudah dicantum kan pada gambar ilustrasi diatas.

7.      Langkah selanjutnya adalah membuat isi surat, dalam isi surat inilah bagian terpenting yang harus dicantum kan pada surat undangan baik resmi ataupun tidak resmi, berisi kan tentang informasi hari & tanggal , waktu, tempat, dan perihal mengenai acara yang akan dilaksanakan pada acara yang akan diadakan. Dalam langkah ini juga hanya perlu mengetikkan saja halhal tersebut diatas.

8.      Langkah kedelapan adalah langkah terakhir untuk membuat bagian surat resmi yang harus ada yaitu penutup dan identitas pengirim. Bagian ini dilakukan untuk menghargai tamu undangan yang sudah memberi waktu untuk membaca surat undangan yang sudah diberikan. Dalam bagian ini dicantumkan bahwa berterimakasih nya pengirim surat terharap penerima surat atas perhatian dan kesediaannya membaca surat undangan tersebut.

9.      Langkah terakhir setelah selesai menyelesaikan pembuatan surat undangan tersebut adalah menyimpan nya dengan cara klik office button lalu pilih save as lalu ketikan nama untuk memberikan nama file yang sudah dibuat lalu klik save. Atau dengan cara lain hanya cukup mengaktifkan tombol f12 untuk save As.

Sekiranya itu adalah cara untuk membuat surat undangan (resmi) yang saya bagikan kepada semuanya semoga bermanfaat dan dapat membantu para viewer nya. Terimakasih

Cendol nya ya gann! :D